Over Thiry Paints

0'30: Mijn naam is Patrick Van Pée en ik ben bestuurder bij Thiry Paints. Wij zijn een familiebedrijf met filialen in Vlaanderen en we zijn gespecialiseerd in verf, behangpapier, vloerbekleding en raamdecoratie. We bestaan ondertussen ruim 100 jaar, ik ben vierde generatie in het bedrijf, en met de jaren is er gekozen om merken te gaan verdelen zoals Levis, Primetal, Sikkens, Arte, Luxaflex, Quickstep... en is er gekozen om, buiten verf, meer focus te gaan leggen op decoratie zoals behangpapier, vloerbekleding, gordijnen en raamdecoratie.

Over de jaren heen is niet alleen het assortiment verder uitgebreid, maar is het bedrijf ook verder gegroeid. Het bedrijf telt ondertussen 250 collega’s en we hebben een jaaromzet van 70 miljoen. Onze klanten bestaan enerzijds uit particuliere klanten die bij ons aan de balie komen voor kleuradvies, advies over materialen om bij hen thuis te klussen, en anderzijds professionele klanten zoals schilders, bezetters, schrijnwerkers, overheidsinstanties, ziekenhuizen...

De situatie voor Christiaens en keuze voor Business Central

1'40: De situatie voor Christiaens was dat de bedrijven binnen de organisatie nogal versnipperd waren. Omwille van de verschillende overnames hadden we verschillende boekhoudpakketten en ERP systemen. Dus een heel versnipperde structuur binnen onze organisatie.

Omdat het een pakket van Microsoft is, dus het werkt redelijk intuïtief, het werkt gebruiksvriendelijk, en het bood alles aan wat wij nodig hadden om onze activiteit te kunnen uitbaten.

Eenmaal de keuze was gemaakt voor Business Central, zijn we gaan kijken met welke partner we willen samenwerken. We hadden al een bedrijf binnen de groep dat werkte met Business Central, maar we waren niet tevreden over de samenwerking met die partner, dus zijn we gaan horen bij leveranciers, klanten en concurrenten als er partijen waren die wel tevreden waren van hun ERP partner.

Op die manier zijn we terecht gekomen bij onze leverancier Copagro waar er veel overlappende activiteit is. En die hadden net een implementatie van Business Central door Christiaens achter de rug, en die waren zeer tevreden over de samenwerking en het uiteindelijke resultaat. Dus op die manier zijn we bij Christiaens terecht gekomen en zijn de eerste gesprekken gestart.

De samenwerking met Christiaens

3'07: De implementatie en het traject met Christiaens is heel vlot verlopen. Zowel timing als budgetten zijn gerespecteerd. Er was heel veel communicatie tussen ons en hen.

Een groot voordeel bij Christiaens in vergelijking met andere ERP-partners, de mensen bij Christiaens zijn heel commercieel ingesteld. Mijn gevoel bij andere ERP-partners was dat ik met IT'ers aan het praten was en dat er toch nog wel een stukje communicatie verloren ging tussen hetgeen ik bedoel en hetgeen dat uiteindelijk door hen werd geïmplementeerd. Wat maakt dat we op het einde van de rit ofwel niet tevreden waren van het resultaat, ofwel dat er dan nog moest bij geprogrammeerd worden, wat dan ook extra kosten met zich meebracht.

Bij Christiaens was dit het tegenovergestelde. De mensen dachten commercieel mee en brachten zelf ideeën aan, wat maakte dat we uiteindelijk tot een veel betere oplossing zijn gekomen dan initieel voorzien.

Het grootste voordeel van Dynamics 365 Business Central

4'07: Hoe heeft Business Central onze problemen opgelost? Het heeft van al onze aparte bedrijven één groot bedrijf gemaakt, zowel intern als extern.

Voordien zaten we dan met verschillende ERP-pakketten en moest ik telkens een andere pet opzetten als ik van bedrijf veranderde. Nu hebben we gewoon één bedrijf, één overzicht. Alle filialen, alle omzetten, alle marges zitten in één bedrijf wat het veel handiger werken maakt.

Kassamodule (POS)

4'34: Een heel groot deel van onze activiteit speelt zich af aan de balie. Klanten komen tot aan de balie en vragen advies over producten, kleuren... Die producten moeten klaargemaakt en afgerekend worden aan de balie.

Dus voor ons is de balie en de kassamodule een zeer belangrijk onderdeel van ons ERP-pakket. En daar heeft Christiaens ook een antwoord op gegeven.

Ze hebben specifiek voor ons een kassamodule ontwikkeld waarbij dat de balieverkopers 's ochtends kunnen inbadgen, waarbij een verkoop heel snel en dummyproof kan gebeuren aan de hand van scanning, sneltoesten, aan de hand van een product look-up menu. Vergelijk het met de weegschaal in de supermarkt met bananen en appelen. Dus heel gemakkelijk om bepaalde artikelen te gaan opzoeken.

Een heel handige kassa om de klant van A tot Z te kunnen bedienen. Uiteraard dan ook nog eens met verschillende typen van klanten, verschillende typen van kortingen. Sommige klanten moeten contant betalen, anderen mogen op krediet kopen. Al die verschillende mogelijkheden moesten verwerkt worden in ons kassasysteem.

Voor mij was het ook belangrijk dat de balieverkopers de vrijheid hadden om zelf aanpassingen te doen Denk maar aan een klant die een grote partij aankoopt en daar een extra korting op moet krijgen, of een pot is van een rek gevallen, is gedeukt, en er moet iets van korting op gegeven kunnen worden. Maar die vrijheid moest gelimiteerd zijn, en ik moest achteraf de mogelijkheid hebben om de aanpassingen te traceren.

Ook op die vragen heeft Christiaens perfect een antwoord kunnen bieden.

Magazijnbeheer (WMS)

6'18: Een deel van onze activiteiten is de verfwinkels, waar de balie en kassamodule centraal staan. Dan hebben we ook nog een ander bedrijf waar het magazijn centraal staat en de bestellingen binnenkomen via telefoon, mail, Power Automate, EDI...

Ze komen binnen via de besteldienst, worden zo automatisch mogelijk verwerkt, verschijnen op het planningsbord van de magazijnverantwoordelijke. Die stuurt de opdracht dan door naar de magazijnier die de goederen pickt en klaarzet voor transport.

Heel dat WMS-systeem was voor ons ook een heel belangrijk gegeven. Een belangrijk onderdeel daarvan is het overzicht te blijven behouden. Daarvoor hebben we een dashboard waarin je duidelijk kan zien, per dag of per bepaalde periode, de picks, de omzet, de verwijderde picks, welke magazijnier welke picks heeft gedaan, openstaande verkoopfacturen, openstaande inkoopfacturen, gemiddelde betaaltermijn van de klanten, hoeveel nog gefactureerd moet worden, hoeveel inkomend nog gefactureerd moet worden...

Dus een handig dashboard waarbij je op één pagina alle informatie terugvindt die je nodig hebt.

Planningsborden

7'34 Een planningsbord moet je kaderen als een overzicht van alle bestellingen. We hebben een planningsbord verzending waar alle bestellingen op staan voor onze klanten. Een planningsbord ontvangst waar alle bestellingen van ons naar leveranciers op staan. En een planningsbord transfer orders waar alle bestellingen van de bedrijven onderling terug te vinden zijn.

Dus wat gebeurt er? Klant bestelt via telefoon, mail of EDI. Die bestellingen komen binnen en worden automatisch uitgelezen. Er wordt automatisch een verkooporder van gemaakt. Die bestellingen verschijnen op de planningsborden, zodat je heel duidelijk een overzicht hebt van welke bestellingen klaar staan voor onze klanten.

In de planningsborden wordt er gewerkt met verschillende kleuren: vette lijnen betekenen dat goederen voorradig zijn en onmiddellijk gepickt en geleverd kunnen worden, oranje lijnen zijn goederen die niet voorradig zijn in mijn filiaal maar wel in een ander filiaal, zodat ik als aankoper kan beslissen om de goederen snel van een ander filiaal tot bij mij te laten komen om die klant zo snel mogelijk te bedienen.

Die planningsborden zijn een heel handige tool waarbij je een overzicht hebt van alle bestellingen, en waaruit magazijnverzendingen of opdrachten gestuurd worden naar het magazijn, zodat die goederen gepickt en klaargezet kunnen worden voor transport.

Inkoopvoorstellen

9'09: Een super handige tool voor ons is de inkoopvoorstellen. Elke nacht loopt er automatisch een inkoopvoorstel dat 's ochtends klaargezet wordt. En de winkelverantwoordelijke of aankoper kan dit overlopen en omzetten tot een inkooporder.

Wat doet dat? Het gaat kijken naar de inkoopparameters per artikel en per filiaal. Het kan zijn dat voor bepaalde artikels een minimum of een maximum stock ingesteld staat, of een x-aantal weken voorraad dat er rekening mee moet gehouden worden.

Daar wordt er een soort inkoopvoorstel van klaargezet, waarbij voorgedefinieerd is: die bepaalde artikelen moeten bij een externe leverancier besteld worden, die bepaalde artikelen moeten bij een intercompany bedrijf besteld worden en die bepaalde artikelen moeten binnen hetzelfde bedrijf besteld worden, maar binnen een ander filiaal, dus daarvan moet een transferorder gemaakt worden om die goederen zo efficiënt mogelijk in mijn filiaal te krijgen.

Paint Scan app

10'09: We hebben dan ook een aantal externe programma's die gekoppeld zijn met Business Central, en waarmee er een interface is opgezet. Eén van die voorbeelden is de Paint Scan app die we hebben laten ontwikkelen.

Dat is een app specifiek voor de vakman, de schilder. Waarbij hij op een eenvoudige manier de stock kan nakijken op zijn gsm. De stock van de verschillende filialen.

Maar daarnaast kan hij ook eenvoudig een bestelling plaatsen. Hij kan vanop zijn stelling een foto nemen van de pot waarmee hij aan het schilderen is. Hij drukt op verzenden en die bestelling wordt automatisch ingelezen bij ons in het systeem. Daar wordt een verkooporder van gemaakt en de klant krijgt direct een orderbevestiging dat de goederen al dan niet voorradig zijn.

Dat verschijnt bij ons op het planningsbord verzending en staat dus klaar om gepickt, klaargemaakt en verzonden te worden naar de klant.

Rapportering en analytics

11'05: Wat voor ons uiteraard ook heel belangrijk was, was de rapportage van alle data in Business Central. Enerzijds hebben we daar de Jet Reports voor. Dat is het programma waarmee je zelf op een handige manier allerlei data uit kan halen. Maar Christiaens had voor ons ook een aantal voorgeprogrammeerde Jet Analytics cubes gemaakt waarbij we op een heel gemakkelijke manier de verkoop, inkoop, boekhouding en voorraad kunnen rapporteren.

Super handige tool waarmee alle afdelingen werken. Een bijkomend voordeel daarbij is dat alle rapporten die gemaakt worden, automatisch kunnen verzonden worden. Bijvoorbeeld, alle vertegenwoordigers krijgen elke ochtend automatisch een mail toegestuurd met de verkoop van hun klanten van de vorige dag. Ze zien omzet, marge... alles wat ze zouden moeten zien. Eventueel een vervaldagboek dat automatisch elke week gemaild wordt. Al die cijfers worden duidelijk opgelijst in een Excel-rapport.

Documentbeheer

12'14: Een andere handige module is Document Capture, waarbij documenten gescand en gekoppeld worden aan het digitale document in Business Central.

Eén van de zaken die ons tijd bespaart is het inscannen van de leverbonnen. Dus de klant komt aan de balie, krijgt zijn goederen mee, tekent de leverbon af. Vroeger werden die leverbonnen geklasseerd in een map en als de klant zijn factuur krijgt en zich afvraagt wie de goederen is komen ophalen, dan moesten we in die map beginnen zoeken naar de juiste getekende leverbon.

Nu worden op het einde van de dag alle getekende leverbonnen op de scanner gelegd, automatisch gescand en via Document Capture gekoppeld aan de digitale leverbon, wat enorm veel tijd bespaart als die klant een getekend document wenst toegestuurd te krijgen.

Naast het inscannen van de leverbonnen, werken we met Document Capture ook voor het inscannen van de inkoopfacturen, wat ook maakt dat er niet op één locatie gewerkt moet worden: het kan best zijn dat een administratief persoon in een filiaal in Tielt de facturen scant, maar dat die nagekeken en geboekt worden door een andere collega in Kontich bijvoorbeeld.

Geïntegreerde webshop

13'26: We hebben fysieke filialen in Vlaanderen en sinds kort hebben we ook één online filiaal, een webshop. De webshop is opgezet door Sana en is ook gekoppeld aan Business Central uiteraard.

De bezoeker kan naar onze webshop gaan, kan live de stock zien in de verschillende filialen, kan inloggen met zijn inlogcodes die gekend zijn in Business Central en ziet dan ook zijn nettoprijzen en kortingen, kan een bestelling plaatsen en kan kiezen in welk filiaal hij de bestelling wil plaatsen en in welk filiaal de bestelling moet afgehaald worden, of kan ervoor kiezen om de bestelling te laten leveren.

We hebben ook een interface tussen Business Central, Sana en Easybase, waarbij Easybase de rijke data aanlevert aan onze webshop. Met rijke data bedoel ik de productinformatie, afbeeldingen, technische fiches, e.d. Al die informatie wordt door Easybase automatisch aangeleverd aan de webshop en in Business Central zien we ook die informatie terugkomen.

Voor ons is het heel gemakkelijk: we maken een nieuw artikel aan in Business Central, we vinken aan dat het zichtbaar moet zijn op de webshop, en als de EAN-code bestaat op Easybase gaat die informatie automatisch zichtbaar zijn op onze webshop.

Cloud hosting en virtuele desktops

14:58: We hebben ervoor gekozen om Business Central te laten hosten op Microsoft Azure. Voordien hadden we bij ons zelf een server staan die moest onderhouden worden, die nagekeken moest worden, die geback-upt moest worden... Dat is niet onze core-business, dus we waren daar onvoldoende mee bezig.

Het voordeel nu met Azure is dat we geen fysieke server meer hebben. Die staat gewoon in de cloud en wordt door hen gemonitord en geüpdatet.

We werken ook in de cloud met een Windows Virtual Desktop. Dat is een handige tool waarmee je vanop elke locatie kan inloggen in de cloud. Je hebt daar je eigen persoonlijk bureaublad en van daaruit kan je inloggen op Business Central. Dus je zit in een heel beveiligde omgeving en riskeert niet meer dat collega's bepaalde programma's kunnen installeren, want dat is allemaal afgeschermd en beschermd door een firewall. Dus voor ons geeft dat wel zekerheid dat we in een beveiligde omgeving aan het werken zijn.

Op zoek naar een specifieke tool? Bekijk al onze oplossingen.

Alle oplossingen

Nood aan een IT-oplossing of heeft u een andere vraag?

Contacteer ons

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info