Over Footstep

Footstep is een maatwerkbedrijf. We zijn gevestigd in Brugge en wij stellen een 500-tal doelgroepmedewerkers tewerk. Medewerkers die niet zomaar zonder meer aan de slag kunnen in een reguliere onderneming. Samen met die medewerkers en onze omkadering realiseren wij kwaliteitsproducten en kwaliteitsdiensten die voldoen aan de hoogste normeisen, waaronder een ISO9001, HACCP, IFS rond voeding, EFQM, enzovoort.

Activiteiten

De activiteiten van Footstep situeren zich binnen onze 4 business units waarvan onder andere de BU "metaal/handling" die zich vooral focust op de productie van metaaldraad- en metaalplaatconstructies, waar dat handling dan vooral gaat over non-food handling, mailings, electromontage, enzovoort.

Dan hebben we nog de BU “diensten” waarbij dat Enclaves een grote peiler is. Een enclave is dus een team van Footstep medewerkers die onder begeleiding van een omkaderingsmedewerker bij een extern bedrijf gaat werken en daar bepaalde opdrachten gaat vervullen. Daarnaast hebben wij ook nog teams voor groenbeheer, schoonmaak- en schilderwerken, enzovoort.

De derde unit is voeding. Bij voeding gaat het hem vooral om het verpakken en afvullen van droge voedingsstoffen en anderzijds ook het afvullen van vloeistoffen en dranken allerhande. Daarnaast hebben we ook nog een pel-atelier, North Sea Deluxe, waar dagvers gepelde garnalen bereid worden voor verdeling naar horeca.

Een vierde pijler is de horeca zelf waarbij dat wij vooral... Een van de grootste elementen daarin is de uitbating van ons hotel in Damme, "De Grote Wateringe" Daarnaast baten wij ook de cafetaria uit van de kinderboerderij in Brugge. Wij hebben ook een feestzaal op onze locatie in Dreef Ter Panne. De Kruiderie in Beernem is eveneens een onderdeel van de horeca-activiteit en daar gaat het om een arbeidszorgproject waar wij met een aantal medewerkers werkzaamheden verrichten op de kruiderie zelf. Daar worden droge kruiden verwerkt en gaat men dus ook verschillende kruiden aanplanten, eetbare bloemen voor gebruik binnen de horeca-activiteiten in de ruime Brugse omgeving.

Waarom de upgrade nodig was

We hadden een upgrade nodig voor ons ERP-systeem. Dat is een traject dat we gestart zijn in 2018. Omdat we ondervonden dat ons toenmalig ERP-systeem eigenlijk aan vernieuwing toe was. Maar ook omdat we eigenlijk heel wat informatie hadden die verspreid zat over verschillende toepassingen. En we wilden van de gelegenheid gebruik maken om een centralisatie van alle gegevens te gaan realiseren en ook dubbele input te gaan vermijden, waarbij verschillende diensten soms dezelfde informatie overnemen in verschillende applicaties.

Keuze voor Business Central

We hebben uiteindelijk gekozen voor Business Central als oplossing en dat na een analysefase van verschillende pakketten. Want we waren eigenlijk al snel tot de conclusie gekomen dat Business Central ons alles kon bieden waarnaar wij op zoek waren. Namelijk enerzijds het proces eigen aan een ERP vanaf verkoop, over productie, dienstverlening voor onze diverse BU's.

Daarnaast ook een degelijk voorraad- en magazijnbeheer. Belangrijk was ook een centrale boekhouding waarbij we kunnen rapporteren op niveau van de verschillende BU's die aan onze onderneming eigen zijn. Daarnaast was een groot pluspunt ook een uitgebouwde HR-module die ook voor ons als maatwerkbedrijf heel belangrijk is, zodat wij onze ontwikkelingstrajecten, sociale- en productie-interventies kunnen gaan opvolgen en centraliseren. Want dat was ook een zeer belangrijke insteek. En dat wij ook via security GDPR compliant de nodige info van de medewerkers tot bij de jobcoaches op de werkvloer kunnen krijgen die belangrijk is voor het uitvoeren van een opdracht.

Keuze voor Christiaens als partner

We hebben bewust voor Christiaens als partner gekozen. Omdat wij vroeger, na jarenlange samenwerking met grotere spelers op de markt, altijd tot de ondervinding kwamen dat Footstep, niettegenstaande de grootte van onze onderneming, toch altijd het kleine visje in de vijver was. Als er dan support nodig was, duurde dat meestal vrij lang tot dat er interactie kon gebeuren.

Gelukkig hebben we dan uiteraard gekozen voor Christiaens, omdat het een firma is die ook wat ervaring heeft met 2 andere collega's maatwerkbedrijven, en ook positieve referenties had op dat vlak. Dat gaf ons het vertrouwen dat zij inderdaad ons als klant belangrijk achten. Dat is voor ons heel belangrijk, dat wij weten dat we daarin gesteund worden en wanneer dat er support nodig is kunnen we die vlot en snel bekomen.

Het implementatietraject

Het implementatietraject met Christiaens is op zich vlot verlopen. We zijn gestart in mei 2019 met de voorbereidingen voor de overschakeling naar Business Central.

We hebben als Footstep geïnvesteerd in key-users. In die zin dat wij een aantal mensen met een sleutelrol in het bedrijf mee betrokken hebben in die implementatie. Die zijn dus ook mee opgeleid en konden zo binnen hun eigen BU en binnen hun processen de verantwoordelijkheid voor die implementatie opnemen. Ze blijven dus ook het eerste aanspreekpunt voor vernieuwingen, opleiding van nieuwe medewerkers, enz. En eigenlijk, binnen elke BU met zijn eigen specifieke eisen, kon men zo accenten leggen op zaken die belangrijk waren voor die BU, bijvoorbeeld in de voeding: traceability.Waar dat we dan verder voor de ganse organisatie Footstep overkoepelend het geheel zo veel mogelijk standaard konden behouden.

Uiteindelijk heeft dat na een zevental maanden geleid tot een vlotte go-live op 2 januari 2020.

MRP-module (Material Resource Planning)

Voor Business Central is het heel aangenaam dat we een MRP-module hebben waardoor dat we eigenlijk voor grote projecten kunnen kijken welk materiaal we nodig hebben op welke termijn met de nodige regels in onze SKU's ingebouwd. Bijvoorbeeld: een minimumvoorraad, verwachte levertermijn per leverancier, bestelhoeveelheden, lotgroottes, enzovoort. Ook veiligheidstijden. Stel, een leverancier kan dikwijls een week te laat leveren, of zelfs twee weken, dan kan je dat allemaal verwerken per artikel, zodat je bijna altijd zeker bent dat je materialen op de juiste tijden in het bedrijf zijn.

Door die MRP te laten runnen kunnen we ook zo meteen ons materiaal inkopen bij de leverancier en kan er rechtstreeks een inkooporder gemaakt worden dat we dan gewoon nog moeten doormailen naar onze leverancier Dan krijgen we ons materiaal zo snel besteld met de juiste hoeveelheden zonder zelf nog alles handmatig te moeten berekenen.

Forecasts genereren

Voor de inkoop, de MRP en de forecasts is er een heel gemakkelijk systeem waarmee we meteen de csv-files kunnen uploaden in Business Central om daar meteen inkooporders van te maken of zelfs forecasts uit te genereren. Je kan zelf kiezen in de lijst wat je integreert als een inkooporder en wat als een forecast.

Door middel van de inkooporders en forecasts kunnen we onze MRP gemakkelijk laten runnen om ons materiaal te bestellen of om verkooporders en productieorders te lanceren. En dus om te kijken wanneer we nood hebben aan draden. Bij ons bijvoorbeeld, het draadniveau, bobijnen dat wij heel veel verbruiken, kunnen wij op hele lange termijn zien wat onze verwachtingen zijn van gebruik en wanneer wij de volgende contracten moeten aanleggen of de volgende inkooporders moeten lanceren.

Planningsbord verzending

Aan de verkoopzijde is er een hele gemakkelijke pagina in Business Central die planningsbord verzending noemt. Hier kunnen we zeer makkelijk zien aan de kleur van de tekst als we de artikels in voorraad hebben, als we de orders kunnen uitleveren. Zo kunnen we meerdere orders selecteren en samen verzenden naar een klant met een of meerdere vestigingen. Het is eigenlijk een heel gemakkelijke tool om overzichtelijk direct te zien wat er klaar is om te verzenden, waar lopen we op achter, wat is er nog niet ter beschikking. En zo kunnen we heel gemakkelijk items verzenden.

Productiebeheer

Ik zorg ervoor dat alle onderdelen van de metaalproductie mooi in beeld gebracht worden in het ERP-pakket. Alle onderdelen, dat zijn draden, substukken, subonderdelen Die moeten allemaal één voor één in het ERP-pakket gebracht worden. Wat steek je daar allemaal bij? Een koppeling naar het basis ruw materiaal. Dat zijn bobijnen bij ons. Ik bepaal hoeveel materiaal we ervan afnemen, zodat we dit mooi in beeld kunnen brengen. Het aantal draden dat een stuk heeft, het gewicht, kan je allemaal in het ERP-pakket steken. Dat is heel handig.

Eenmaal dat dit klaar is, kan ik er heel gemakkelijk de artikeldossiers aan koppelen. Dat is een koppeling naar de desbetreffende mappen in onze mappenstructuur. Wat ik daar ook aan kan koppelen zijn de afbeeldingen wat nu voor ons wel heel belangrijk is zodat ze kunnen zien wat ze aan het maken zijn. Als ze een blaadje voor zich krijgen van productie zien ze niet altijd wat het is. Met een afbeelding erbij zien ze het wel.

Artikelbeheer

Onze artikels worden gestructureerd in ons artikeldossier. Dat zijn mappen waar onze bestanden kunnen geraadpleegd worden. Controleformulieren zitten daar bij. Technische tekeningen zitten daar bij. Op één artikelkaart kunnen we dat allemaal bundelen. Er zitten heel veel gegevens in, zoals gewicht, afbeeldingen en de link naar de map. Dat is heel handig. Eenmaal dat je volledig de artikelstructuur hebt gemaakt. De verbruiken, de labels die eraan gekoppeld zijn, de machines die eraan gekoppeld zijn. Want welke machines gebruik je daar in? Daarop kan je een berekening laten uitvoeren om te zien wat het verbruik is van dat artikel. Dat geeft voor mij een indicatie, want als ik zie dat een bepaald artikel +800 euro kost Weet ik van, oei dat klopt niet. Waar zit de fout? Dan kan ik dat mooi ontplooien en alle stappen één voor één zien waar het verbruik zit en waar dat de fout eventueel zit.

Magazijnbeheer

Het proces begint in het magazijn met de ontvangst van de goederen en alles gebeurt ook in Business Central. Met de ontvangst moeten ze daar ook alle informatie invullen zoals lotnummer en THT (tenminste houdbaar tot) voor goederen die voedingsproduct of non-voeding zijn.

De ontvangstgoederen krijgen een drager met alle informatie die nodig is. Dat is veel gemakkelijker dan vroeger, want nu hebben wij een controle van alle informatie in onze stock. Daarna worden ze verplaatst naar een locatie waar ze moeten staan. Voor de productie worden ze ook via picking met een scanner verplaatst naar de productievloer. Daarna zijn de goederen afgewerkt en komen ze terug naar het magazijn, waarna ze geleverd worden aan de klanten.

Alles gebeurt in Business Central. Volgens mij is er een groot verschil tussen Business Central en het oude systeem. Omdat alles eenvoudiger is om te registreren, volgen en controleren. Voor mij is dit een voordeel.

Boekhouding

Een belangrijke stap was ook de facturatie, daar hadden we vroeger problemen met de documentlayout. Die was heel moeilijk mooi aan te passen. De documenten zagen er niet zo professioneel uit en waren dus ook heel moeilijk aan te passen. Dat is met Business Central wel een hele grote stap vooruit. Het is nu toch veel flexibeler in aanpak.

Wij voeren een analytische boekhouding, omdat we werken met business units en onder die business units nog heel wat afdelingen die elk hun eigen werkresultaat willen kennen. Dus wordt alles van kosten en opbrengsten analytisch geregistreerd. En ook daar is Business Central een goeie oplossing, omdat het een zwaar pakket is dat helemaal geen problemen heeft om dit te verwerken. Ook bijvoorbeeld naar afschrijvingen: de vaste activa staan op vaste activa-fiches. Die kunnen automatisch afgeschreven worden op alle afdelingen. Zodat dit meekomt in het resultaat.

Rapporteren met Jet Reports

De rapportering zit voor een stuk in Jet Reports. Dat is een systeem dat toch een stuk performanter is dan de basisrapporten in Business Central. Het is een flexibele oplossing die heel wat mogelijkheden biedt en vooral heel snel is. Het vergt wel wat inspanning, omdat het niet zo intuïtief is. Maar na een dag opleiding bij juf Annelies bij Christiaens, speel je met de basis en kan je zeker al serieuze rapporten zelf bouwen. Dan zijn er ook nog vervolgopleidingen indien gewenst.

Budgetteren

Om te budgetteren gebruiken wij in Footstep een Excel-file, omdat dit het gemakkelijkst is om het overzicht te bewaren. Maar later in het jaar willen we dan alle cijfers vergelijken met de opgemaakt budgetten. Daarvoor laden we die budgetten op in Business Central en dan kunnen we de delta-analyses maken tussen de werkelijke cijfers en gebudgetteerde cijfers in heel groot detail. Ook daar is Business Central een hele handige tool omdat we toch gemakkelijk het budget kunnen opladen en zo te werk gaan.

Documentbeheer met Document Capture

Wij gebruiken Document Capture vooral voor het inlezen van de facturen, wat automatisch gebeurt via onze mailbox. Dat is zeer tijdwinnend, want grotendeels wordt de factuur al ingelezen en wordt alles al voorbereid om de boeking zelf te doen. Dus voor ons is dat een beetje minder werk. Samen met mijn collega heb ik die opleiding gevolgd bij Christiaens zelf. Waar wij heel tevreden van waren. Het is een hele goede basis geweest. Maar je leert het pas wanneer je het moet doen. Ik zal het zo zeggen. Dus, heel tevreden van alleszins.