Hoe pak ik een ERP-project gestructureerd aan?

Een ERP-project kost te veel en duurt te lang om het de mist in te laten gaan. U kan er dus maar beter goed gestructureerd aan beginnen. Doordacht ERP selecteren en implementeren. Hieronder lees je hoe je het beste chronologisch begint.

1. Voortraject - selectie

De voorbereiding is het halve werk bij een ERP-project. Trek hiervoor de nodige tijd uit. Dit is een proces van maanden. De oprichting van een ERP-projectgroep is aan te raden.

Analyse van de relevantie

Heeft uw bedrijf wel een ERP-pakket nodig? Belangrijke factoren zijn de grootte van uw bedrijf, de complexiteit van de producten en bedrijfsprocessen, en de tijdgevoeligheid. Is het sop de kolen waard? Misschien moeten bedrijfsprocessen aangepast worden, volstaat de huidige infrastructuur niet of is het budget niet voorhanden.

Analyse van de behoeftes

Als u voor ERP kiest, moet u uw behoeftes correct detecteren. Dat betekent dat er per bedrijfsonderdeel een inventarisatie moet komen, met mogelijke voorstellen en alternatieven om de knelpunten aan te pakken. Uw behoeftes kunt u uitschrijven aan de hand van een checklist, om ze dan te vertalen naar de technische taal van de leveranciers: het lastenboek. Voor deze taak kunt u ook beroep doen op een onafhankelijk consultant.

Longlist

Stuur vervolgens het lastenboek naar minimum vijf tot maximum acht leveranciers. De evaluatie van de binnenkomende offertes pakt u best op een wiskundige manier aan. Geef elke functionaliteit die aan een behoefte voldoet, een score. Geef elke behoefte ook een wegingsfactor volgens het belang ervan. De totaalscore per leverancier weegt u dan af tegenover zijn prijs. Maak trouwens een onderscheid tussen pakket en leverancier. De kans is groot dat verschillende leveranciers u dezelfde ERP-software aanbieden. Geef dus ook scores aan niet-technische criteria waaraan kandidaat-leveranciers moeten voldoen, bijvoorbeeld de beschikking over een helpdesk.

Shortlist

Vraag de twee of drie leveranciers met de hoogste scores een demoscenario uit te werken. Zo ziet u de software aan het werk in uw eigen processen met uw eigen data. Vraag de leverancier ook om een referentie, een bedrijf waar de software al een tijdje draait. Een bezoek aan die referentie, liefst zonder de leverancier erbij, kan nuttige informatie opleveren.

Contract

Formuleer het contract eenduidig. Laat u hierbij zeker goed informeren of zelfs begeleiden.

2. Implementatie

Tijdens de implementatie is het zaak de leverancier goed op te volgen en de gebruikers erbij te betrekken.

Pilootfase

De pilootversie van het ERP-pakket bevat nog niet alle bedrijfsinformatie, maar geeft u wel een duidelijk beeld van de werking ervan. Gebruikers kunnen oefenen en feedback geven. Samen met de technische opmerkingen van uw managers en verantwoordelijken vormt dit de basis voor het wegwerken van fouten en onvolkomenheden.

Definitieve implementatiefase

In deze fase moet u er vooral op toezien dat het (eventueel bijgestelde) contract wordt nageleefd en dat u ook uw eigen engagementen nakomt. Bedenk dat dit ook heel wat inspanning van uw eigen personeel vraagt. Sluit af met een formele oplevering.

3. Operationele fase

Na de oplevering van het ERP-pakket is het belangrijk het gebruik ervan te blijven monitoren en eventueel te verbeteren. Dikwijls blijkt bij de evaluatie na een jaar werking dat het bedrijf nu meer nood heeft aan rapporteringsmogelijkheden aan de hand van prestatie-indicatoren. Anticipeer hierop tijdens uw ERP-voortraject. Het antwoord is immers een extra module van het ERP-pakket of een aparte tool voor business intelligence, dus de start van een nieuw traject.

Succes met uw ERP-selectie en ERP-implementatie.

Joeri Rosseel

Geschreven door Joeri

18 juni 2020
Joeri.Rosseel@christiaens.net
Call to action kantoor christiaens

Meer details over Business Central? Verdiep je in het platform.

Business Central
Call to action gebouw christiaens parking

Nood aan een IT-oplossing of heeft u een andere vraag?

Contacteer ons

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info