Excel is voor accountants wat een zakmes, een bol touw, en een stukje kauwgum is voor MacGyver. Het brengt namelijk overzicht in chaos en kan gebruikt worden om bijna elk probleem op te lossen. Hierdoor is integratie met Excel één van de kerncomponenten geworden binnen Dynamics 365 Business Central. Het staat je toe om gemakkelijk data van Business Central naar Excel te exporteren, en zelfs om aanpassingen te doen in Excel en te publiceren in Business Central.

Werken met Business Central data in Excel is veelal een bron voor vragen, dus vinden we het waard om bepaalde functionaliteiten in de verf te zetten. Elk van deze functies is toepasbaar op verschillende cases. Zie hieronder het overzicht met functies, waaronder een aantal nieuwe toevoegingen sinds de laatste release.

Kopiëren en plakken

Eén methode om snel enkele geselecteerde rijen in BC te verplaatsen naar Excel is d.m.v. het traditionele kopiëren en plakken. Dit is een nieuwe functie vanaf de Oktober release waarin heel wat shortcuts toegevoegd werden. Je kan meerdere rijen in een lijst selecteren met zowel Shift + Klik of Ctrl + Klik, waarna je Ctrl + C gebruikt om de rijen te kopiëren naar je klembord. De Ctrl + V shortcut gebruik je dan om alles te plakken in Excel, of een andere applicatie waar je in werkt. Je kan ook omgekeerd werken door rijen van Excel in Business Central te plakken.

Openen in Excel

Open in Excel is een nieuwe functie sinds de recente update van Business Central. Selecteer deze optie op een lijstpagina om de (gefilterde) lijst te exporteren naar Excel. Er is geen optie om de data te vernieuwen, of bewerkingen te maken die in Business Central terug gepubliceerd worden, maar het geeft je een snelle manier om de data naar een spreadsheet te sturen voor analyse.

Bewerken in Excel

De actie Bewerken in Excel op lijstpagina’s is iets complexer dan de Openen in Excel functie. Deze actie zal de data in een Excel werkblad openen, en gebruikt de Microsoft Dynamics Office Add-in om direct te connecteren naar de data m.b.v. een OData web service. Dit staat je toe om data vanuit Excel te vernieuwen, bewerken en publiceren naar Business Central. De add-in gebruikt jouw Business Central authenticatie, zodat je alleen toegang krijgt tot de data waartoe je toegang hebt in Business Central. Data validatie verzekert ook dat je alleen data publiceert die de regels volgen binnen de applicatie. Klik hier voor een video die meer in detail het verschil tussen Openen in Excel en Bewerken in Excel uitlegt.

Filteren en kolommen selecteren

Wanneer je de Bewerken in Excel actie op een lijst gebruikt in Business Central, wordt de volledige lijst met data geëxporteerd, inclusief alle rijen en kolommen. Deze actie negeert vooropgestelde filters of kolomselecties bij de export. Dit kan een uitdaging zijn, maar gelukkig bestaan er opties om data te filteren in Excel.

Vanaf de add-in zijbalk, kan je de Filter actie selecteren om een filter op de databron te zetten. Op de Filter pagina, kan je één of meerdere filters toepassen zodat je te zien krijgt wat je wilt. Selecteer de Design actie om in te geven welke kolommen je wilt weergeven, en in welke volgorde ze weergegeven moeten worden.

Dit Excel werkblad opslaan naar een lokale schijf of in de Cloud slaat ook de gekozen filters en kolommen op, dus is het een optie om gemakkelijk toegang te krijgen tot deze data view als het één is waar je vaak mee werkt.

Rapportagegegevens Instellen

De wizard Rapportagegegevens Instellen, bereikbaar via de Begeleide Instelling pagina, stelt je in staat om exacte data te definiëren en bekijken, en de data te exporteren naar een Excel werkblad. De wizard laat je toe de brontabel en kolommen te selecteren, en filters toe te passen zodat het alleen de data toont waar je mee wilt werken. Daarna kan je deze custom data publiceren en openen in Excel.

Deze optie is vergelijkbaar met de Bewerken in Excel actie, in de zin dat het de Microsoft Dynamics Office Add-in gebruikt om de data te raadplegen. Zo kan je nog altijd aanpassingen doen aan de kolommen en filters in de add-in zijbalk in Excel. Het staat je ook toe om aanpassingen te doen in Excel en te publiceren in Business Central. De werkmap opslaan, slaat ook de dataverbinding op, inclusief alle filters en kolomselecties, zodat het opnieuw snel geraadpleegd kan worden.

Web services

Een andere optie is om de flexibiliteit van Business Central gebruiken om OData web services te maken en aan te passen. Als je enkel een vernieuwbare, gefilterde lijst van data in Excel nodig hebt en niets hoeft te publiceren naar Business Central, is dit een goede optie. Alle web services die je maakt in de wizard Rapportagegegevens Instellen staan gelijst op de Web Services pagina in Business Central. Je kan ook nieuwe web services creëren vanaf deze pagina. Excel maakt het gemakkelijk om via web services te verbinden met Business Central data.

Op het tabblad Gegevens in Excel, selecteer Gegevens Ophalen – Van Andere Bronnen – Uit OData-Feed. Kopieer en plak deze in de URL van de web service vanaf de Web Services pagina of Rapportagegegevens Instellen. Wanneer de juiste identificatie ingegeven is, zal het je een live verbinding geven naar de data. Je kan dan de verbinding vernieuwen om updates te krijgen die gebeurd zijn in Business Central.

Slotbedenking

Er zijn meerdere opties om data van Business Central in Excel te krijgen, elk met z’n sterktes en zwaktes dat het de beste optie maken voor het specifieke doel. Probeer ze gerust zelf eens uit.

Joeri Rosseel

Geschreven door Joeri

19 juni 2020
Joeri.Rosseel@christiaens.net
Call to action kantoor christiaens

Meer details over Business Central? Verdiep je in het platform.

Business Central
Call to action gebouw christiaens parking

Nood aan een IT-oplossing of heeft u een andere vraag?

Contacteer ons

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info